Banyak sejarah mencatat bahwa alat dengan sistem mesin kartu manual ini merupakan salah satu jenis absensi yang pertama kali digunakan di kantor. Hal ini diperkirakan masuk pada kurang lebih dua abad yang lalu.
Dengan sistem Attendance management kartu manual ini, Anda memerlukan sebuah mesin bernama almano yang dipergunakan untuk sistem ceklok. Sehingga, dengan mesin tersebut maka karyawan yang hendak absen masuk pada mesin.
Setelah itu, karyawan tersebut menginput atau memasukan kartu jam hadir ke mesin almano. Pencetakan waktu secara real timenya dapat dilakukan dengan mesin tersebut ketika kartu jam hadir karyawan dimasukan.
Gambarannya pada mesin ini terdapat sebuah lubang yang digunakan untuk memasukan kartu absensi karyawan. Kemudian, untuk Anda dapat melihat waktu saat ini dipergunakan jam analog. Sehingga, nantinya waktu yang terdapat di dalam jam analog itulah yang akan tercetak pada kartu hadir karyawan.
Perkembangan yang canggih, memunculkan teknologi baru yang lebih canggih lagi. Maka dari itu, kini sudah ada banyak perusahaan yang mulai meninggalkan sistem Attendance Management karyawan ini.
Alasannya pun cukup beragam, baik itu dari sisi karyawannya sendiri maupun untuk perusahaannya. Sebagai contoh, adanya proses yang susah untuk dijalankan karena divisi HRD wajib terlebih dahulu untuk mendata dan mencatat kehadiran karyawan secara manual.
Jelas hal ini membuat beberapa perusahaan akan bekerja tidak efektif dan cepat, karena nantinya akan ada banyak kertas yang dibutuhkan ditambah lagi rentan terjadinya kecurangan.
Kecurangan dengan sistem Attendance Management kartu karyawan ini bisa terjadi ketika ada beberapa orang atau karyawan yang bisa menitipkan kartu hadirnya kepada karyawan lagi untuk melakukan cek in kehadiran.
2. Sistem Attendance Management dengan Magnetic Card Digital
Perkembangan teknologi canggih memunculkan adanya inovasi dari developer karena bisa dikatakan bahwa sistem yang kedua ini memadukan antara mesin absensi digital dengan absensi kartu manual.
Sistem Attendance Management dengan Magnetic Card Digital ini sudah ada sekitar tahun 1980. Pada tahun tersebut menggunakan mesin absensi karyawan dengan kartu identitas atau biasa disebut juga dengan istilah Magnetic ID Card.
Selain digunakan sebagai mesin untuk mendata daftar absensi atau kehadiran, sistem ini dapat secara otomatis terdeteksi pada karyawan yang sudah melakukan penginputan data sebelumnya. Para karyawan hanya perlu menggunakan slot mesin untuk menempelkan atau memasang kartu untuk kemudian terdeteksi secara sendirinya.
Mesin ini tergolong efektif untuk dilakukan dibandingkan dengan kartu manual yang perlu adanya penginputan jam hadir secara manual. Selain efektif, juga penggunaannya cukup sederhana seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya. Dimana hanya perlu menempel, atau memasukan, atau menggeserkan kartu identitas pada mesin.
Akan tetapi, sama halnya seperti sistem Attendance Management yang manual bahwa pendataan setelahnya atau sebelumnya tetap dilakukan secara manual. Ditambah adanya tindakan kecurangan atau disalahgunakan.
Kasusnya sama seperti manual, seorang karyawan akan menitipkan kartu identitasnya kepada karyawan lain untuk bisa melakukan pendataan absensi. Kenapa bisa seperti itu? Karena pada mulanya mesin absensi card tetap terlebih dahulu memasukan data pada sistem.
Setelah itu, kartu tersebut dimasukan untuk dipergunakan oleh karyawan tersebut langsung ke dalam slot mesin attendance management karyawannya. Proses ini bertujuan bertujuan untuk melakukan autentifikasi terhadap sistem pemilik perusahaan dalam arti agar karyawan terdata pada sistem tersebut.